Initial förfrågan och provbeställning Köparen kontaktar oss med sina krav på grönt kaffe (ursprung, process, kvalitet, sortering, certifieringar, etc.). Vi skickar ett typ-prov som representerar ursprunget eller kvaliteten, och om ett specifikt parti finns tillgängligt skickar vi även ett lagerprov. Prover skickas med budtjänst som DHL eller FedEx, och kostnaderna bärs av köparen eller justeras i den slutliga fakturan.
Cupping och utvärdering av köpare Köparen rostar och cuppar provet, utvärderar fysisk och sensorisk kvalitet samt ger feedback för att bekräfta eller justera urvalet.
Offert och förhandling Vi tillhandahåller en slutgiltig offert inklusive pris, förpackningsdetaljer, Incoterms (FOB, CIF, CFR), giltighetstid och beräknad leveranstid. Köparen bekräftar specifikationer, kvantitet och destination.
Undertecknande av köpekontrakt Båda parter undertecknar ett köpekontrakt som omfattar produktspecifikationer (ursprung, process, kvalitet, sortering, fukthalt, defekträkning), volym, förpackning, betalningsvillkor (TT, LC, CAD), leveransschema, certifieringar (om några) och tvistlösningsklausuler.
Betalningsarrangemang Köparen väljer betalningsmetod (förskottsbetalning via TT, LC eller CAD) och tillhandahåller faktureringsinformation, EORI-/momsregistreringsnummer och leveransinstruktioner.
Före-leverans-prov Efter kontraktsskrivning och före packning av containern skickar vi ett före-leverans-prov taget från det faktiska partiet för köparens slutliga godkännande. Köparen verifierar kvaliteten och ger klartecken för leverans.
Slutlig kvalitetskontroll och förberedelse för packning Vi genomför slutlig gradering, fuktkontroll, sortering, förpackning (t.ex. 60 kg jute med innerpåse), fumigering (vid behov), märkning och valfri tredjepartsinspektion. Packning sker vid ett certifierat lager eller hamnanläggning.
Dokumentation och exportklarering Vi förbereder nödvändiga dokument: Faktura, Packlista, Fytosanitärt certifikat, Ursprungscertifikat, Fumigeringscertifikat, ICO-certifikat (vid behov) och Konossement (Bill of Lading).
Leverans Kaffet levereras enligt FOB-, CIF- eller CFR-villkor. Typisk transittid till Europa är 28-40 dagar.
Ankomstprovskontroll Vid containerns ankomst tar köparen eller deras laboratorium ett prov för cupping och inspektion. Detta jämförs med före-leverans-provet. Eventuella reklamationer måste följa de avtalade kontraktsvillkoren.
Tullklarering i Europa Köparen samarbetar med en tullmäklare, lämnar in nödvändiga dokument, betalar tullar och moms samt säkerställer överensstämmelse med EU:s livsmedelssäkerhetsbestämmelser.
Slutlig bekräftelse och relation Köparen bekräftar mottagande och kvalitet på varorna. Båda parter utvärderar processen för framtida förbättringar och kan diskutera framtida kontrakt eller exklusiva partier.
